Казначейство в 1С:ERP

Для регистрации намерений по расходованию денежных средств используется документ «Заявка на расходование денежных средств». Вид операции определяет характер и назначение планируемого списания.

Заявки помогают отразить потребность подразделений в денежных средствах, спланировать расходование, включить платежи в платежный календарь и не допустить несогласованных выплат.

Управление заявкой выполняется через статусы документа. В этом же процессе можно отразить требования по оплате в рамках ФЗ № 275-ФЗ, зафиксировать результаты распределения денежных средств по счетам и проконтролировать допустимый объем расходования.

В системе поддерживается контроль лимитов расходования денежных средств.

Лимиты можно устанавливать и контролировать как по предприятию в целом, так и по отдельным подразделениям и организациям.

Превышение лимитов отслеживается на этапе согласования заявки на расходование денежных средств. Если расход требуется провести сверх установленного лимита, это отражается в заявке специальным признаком.

Для анализа используется отчет «Лимиты расхода денежных средств», который показывает лимиты, фактический расход и помогает определить статьи движения денежных средств с превышением или неполным использованием лимита.

Инструменты лимитирования доступны и без системы бюджетирования. Если бюджетирование используется, контроль можно вести и по дополнительным аналитикам, например по партнерам и договорам, а также по периодам, отличным от месяца.

Наличные денежные средства в системе учитываются кассовыми ордерами.

Рабочее место по приходным кассовым ордерам показывает распоряжения на поступление денег и упрощает оформление операций поступления от клиентов, других организаций, касс ККМ, подотчетных лиц и поставщиков.

Рабочее место «Расходные кассовые ордера» используется для оформления выдачи наличных денежных средств по распоряжениям на выдачу, в том числе в кассу ККМ, подотчетнику, поставщику или клиенту.

Если заявки на расходование используются как инструмент планирования или как объекты расчетов, они выступают основанием для выдачи денежных средств.

Система поддерживает перемещение денег между кассами и операционными кассами, инкассацию, конвертацию денежных средств, работу с контрольно-кассовой техникой по требованиям 54-ФЗ, инвентаризацию наличных денежных средств и формирование кассовых книг по организациям и обособленным подразделениям.

Для контроля движения наличных используются отчеты «Движения денежных средств», «Ведомость по денежным средствам» и «Контроль операций с денежными средствами».

Подсистема поддерживает ведение нескольких банковских счетов предприятия, включая счета в иностранных банках с реквизитами в формате IBAN и международной печатной формой банковских реквизитов.

В системе реализовано управление денежными средствами участника кооперации государственного оборонного заказа по требованиям 275-ФЗ.

Для работы с безналичными платежами используется рабочее место «Безналичные платежи». Через него отражаются поступления и списания денег с расчетных счетов, а также подтверждается факт проведения платежей банком по выписке.

Для поступления безналичных денежных средств применяются документы «Поступление безналичных ДС», а для списания с расчетного счета — документы «Списание безналичных ДС» с указанием нужной типовой операции.

Для обмена с банком поддерживаются файловый обмен через «1С:Предприятие-Клиент банка» и прямой обмен по технологии DirectBank. Для файловых обменов предусмотрены форматы 1CClientBankExchange и ISO20022. DirectBank позволяет передавать документы напрямую, без промежуточной выгрузки в файл, работать в едином интерфейсе и повышать безопасность за счет подписания документов прямо в «1С:Предприятии 8».

В системе можно вести учет денежных средств, выданных подотчетному лицу, как по наличным, так и по безналичным расчетам.

Обоснованность расходов подтверждается документами «Авансовый отчет», которые позволяют контролировать как расход выданных сумм, так и перерасход.

Подсистема поддерживает планирование командировок и учет связанных с ними расходов. Предусмотрена интеграция с сервисом Smartway, через который можно бронировать билеты, гостиницы и трансферы, а затем использовать эти данные в системе.

Для контроля выданных авансов доступны отчеты по операциям с денежными средствами, незавершенным расчетам и остаткам задолженности, по которым подотчетное лицо должно отчитаться в установленный срок.

Подсистема взаиморасчетов отвечает за оценку состояния и анализ взаимных обязательств между предприятием и его контрагентами.

Поддерживается раздельный учет взаиморасчетов по партнерам для управленческого учета и по контрагентам для регламентированного учета. Это особенно важно, когда партнер представляет группу юридических лиц.

Условия ведения расчетов, включая валюту, детализацию и порядок оплаты, задаются в договоре или соглашении. В зависимости от потребностей можно вести взаиморасчеты по договорам, по заказам, по расчетным документам, а также в смешанных вариантах, где аванс учитывается по заказам или договорам, а долг — по накладным.

Порядок оплаты определяется графиком оплаты. Для анализа доступны отчеты по текущему состоянию взаиморасчетов, сумме долга, просроченной задолженности, суммам к оплате, к отгрузке и к получению.

В системе можно отражать операции взаимного погашения дебиторской и кредиторской задолженности по нескольким партнерам, а также списание задолженности, возникшей в хозяйственных операциях между организациями предприятия и их клиентами или поставщиками.

Для анализа состояния расчетов между конкретной организацией и юридическим лицом партнера за выбранный период используется инструмент «Сверка взаиморасчетов». Сверка доступна с детализацией по партнерам и объектам расчетов, а ее текущее состояние контролируется статусами документа.

Для анализа оформленных сверок и расхождений между данными клиента и данными предприятия применяется отчет «Сверка расчетов».

Для прогноза движения денежных средств в системе можно вести учет по вариантам графиков. Эти графики формируются вручную или загружаются из внешнего файла.

Данные графиков используются как источник для заявок на расходование денежных средств, а также для начисления доходов и расходов по процентам и комиссиям.

Система позволяет корректировать задолженность по кредитам и займам, вводить начальные остатки по кредитным и депозитным договорам, регистрировать договоры с параметрами погашения, начислять проценты и комиссии, вести график начислений и отчислений и анализировать обязательства по кредитным договорам.

Начисления по кредитам, депозитам и займам оформляются отдельными операциями. Также поддерживаются взаимозачеты, перенос задолженности между кредитными, заемными и контрагентскими расчетами и отражение сумм через статьи активов и пассивов.