Управление персоналом и расчет заработной платы в 1С:ERP

Для формирования штатного состава и общей численности предприятия в 1С:ERP предусмотрено штатное расписание. Оно позволяет вести структуру должностей и подразделений в управляемом виде, а также использовать эти данные при кадровых операциях.

На основе штатного расписания можно формировать унифицированную форму Т-3 и другие печатные формы, принимать и переводить сотрудников на позиции, характерные только для выбранного подразделения, а также автоматически подбирать начисления и их размер для конкретной должности с возможностью корректировки.

Система контролирует соответствие кадровых приказов утвержденному штатному расписанию, позволяет анализировать фактическую расстановку персонала относительно плана, использовать разряды и категории должностей, тарифные группы и признаки сформированности либо расформирования подразделений.

Штатное расписание в программе представлено набором позиций. Для одинаковых должностей с разными условиями труда можно заводить разные позиции, а для одинаковых условий использовать одну позицию с количеством штатных единиц, в том числе дробным. История изменений может вестись как с сохранением версии расписания, так и без него.

Описание новых позиций, изменение условий и закрытие существующих оформляются специальными документами утверждения и изменения штатного расписания.

В 1С:ERP ведется учет сотрудников как физических лиц, с которыми у организации может быть заключен трудовой договор. По каждому сотруднику поддерживается личная карточка с базовыми анкетными данными и расширенными сведениями по образованию, квалификации, семье, трудовой деятельности, страхованию, способам выплаты зарплаты и налоговым параметрам.

Для нового сотрудника можно зарегистрировать прием на работу, кадровый перевод, плановые начисления на начало эксплуатации и изменения оплаты труда. Условия приема заполняются по позиции штатного расписания, а изменение оплаты труда влияет на дальнейший расчет зарплаты и учет рабочего времени.

Система поддерживает разные виды плановых начислений для кадрового учета: оплату по окладу, оплату по окладу по часам, почасовой и дневной тариф, сдельный заработок, а также различные надбавки и премии.

Личная карточка сотрудника становится единой точкой доступа к кадровым документам, начислениям, удержаниям и другим HR-данным по человеку.

Подсистема поддерживает массовое изменение условий труда сразу для нескольких сотрудников. Это удобно для организационных изменений, индексаций и типовых кадровых сценариев.

Поддерживаются доплата за совмещение должностей, доплата до среднего заработка, индексация заработка, массовое изменение плановых начислений и аванса, а также перемещение сотрудников между подразделениями, включая обособленные, с формированием приказов по форме Т-5.

Такой подход позволяет централизованно управлять массовыми кадровыми событиями без ручной правки каждого сотрудника по отдельности.

В 1С:ERP можно оформить прекращение трудового договора и сформировать приказ по унифицированной форме Т-8. С даты, следующей за датой увольнения, сотруднику прекращают начисляться плановые начисления и он не попадает в кадровую отчетность следующих периодов.

В рамках окончательного расчета система помогает начислить зарплату за отработанную часть месяца, компенсировать неиспользованные дни основного и дополнительных отпусков, начислить выходное пособие в предусмотренных законом случаях и сформировать ведомость на выплату сумм в межрасчетный период.

После увольнения можно начислять сохраняемый заработок на время трудоустройства. Для анализа кадрового учета доступны отчеты по личным карточкам Т-2, личным данным, штатным и уволенным сотрудникам.

В 1С:ERP ведется учет рабочего времени сотрудников с формированием табеля по унифицированной форме Т-13 и автоматическим расчетом повременной оплаты труда.

При приеме на работу и кадровых перемещениях сотруднику назначается график работы. При необходимости общий график можно заменить индивидуальным графиком на конкретный месяц.

Для регистрации отклонений фактического времени от планового используется табель учета рабочего времени. На основе данных табеля можно рассчитывать начисления за периоды отклонений.

Для заполнения графиков используются федеральный и региональный производственные календари. Поддерживаются вечерние и ночные часы, графики неполного рабочего времени и суммированный учет времени.

В 1С:ERP поддерживается широкий спектр начислений: повременная и сдельная оплата труда, премии, вознаграждения, стимулирующие выплаты, доплаты, надбавки, компенсации, больничные, командировки, отпускные и другие виды начислений.

Для каждого начисления можно определить правила учета при расчете среднего заработка, НДФЛ и страховых взносов. При необходимости типовой перечень начислений можно расширять.

Назначение начислений в системе универсально и используется в специализированных документах: для больничных, отпусков, компенсаций отпуска, простоев, прогулов, командировок, сдельной оплаты, доплаты за совмещение, повременной оплаты и премий.

Результат начисления определяется формулой расчета: по тарифной ставке, сдельно за фактический период, фиксированной суммой, по среднему заработку, как доплата до среднего заработка, как пособие по уходу за ребенком и по другим схемам.

В системе поддерживаются начисления, которые оформляются не кадровыми документами, а специализированными документами. К ним относятся разовые, квартальные и годовые премии, материальная помощь и другие межрасчетные выплаты.

Можно отразить разовые доходы сотрудника, не являющиеся оплатой труда, например компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях.

Поддерживается расчет и выплата аванса за первую половину месяца по фактически отработанному времени.

1С:ERP позволяет вести удержания по страховым взносам в государственные и негосударственные фонды, профсоюзным взносам, а также плановые удержания по исполнительным документам и соглашениям об уплате алиментов.

Для расчета удержаний можно использовать фиксированную сумму, процент или долю от заработка либо прожиточного минимума.

В этой же подсистеме регистрируется отсутствие сотрудников на рабочем месте: отпуск, больничный лист, командировка, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по среднему заработку, прогул и неявка. Для каждого случая используются специализированные документы.

1С:ERP предоставляет универсальный инструмент расчета заработной платы в соответствии с учетной политикой компании и спецификой ее работы. В расчет включаются выплаты по договорам ГПХ, удержания по исполнительным листам, удержания в счет погашения займов, НДФЛ и страховые взносы.

Окончательный расчет зарплаты выполняется по итогам месяца документом «Начисление зарплаты и взносов». Вместе с зарплатой могут начисляться ежемесячные и квартальные премии.

Начисленные суммы зарплаты и страховых взносов могут относиться на разные затраты через способы отражения зарплаты. Для передачи в оперативный и финансовый контур используется документ «Отражение зарплаты в финансовом учете», который формирует проводки в регламентированном учете.

Поддерживаются сдельная и повременная зарплата, распределение фактически начисленной зарплаты по партиям производства, видам работ, количеству или длительности операций. Это позволяет точнее калькулировать себестоимость продукции и работ.

Для отпускных резервов система поддерживает требования ПБУ 8/2010. Оценочные обязательства по оплате труда могут учитываться по методу обязательств или нормативному методу, начисляются при закрытии месяца и затем списываются документом отражения зарплаты в финансовом учете.

По результатам начислений и удержаний система формирует суммы к выплате и помогает подготовить зарплатные ведомости с автоматическим заполнением списков сотрудников и печатных форм.

Ведомости можно оформлять и без предварительного расчета, например для выплаты аванса фиксированной суммой. Выплаты возможны по безналичному расчету и наличными.

Поддерживаются разные способы выплаты: на карточку в рамках зарплатного проекта, на произвольный банковский счет, через кассу или через раздатчика. Для этих сценариев доступны печатные и электронные формы документов.

При оформлении выплат можно отражать аванс, межрасчетные выплаты и окончательную зарплату за месяц. Для депонированной зарплаты предусмотрены документы депонирования, выплаты и списания, а также книга учета депонентов.

В 1С:ERP поддерживается учет выданных сотрудникам займов и займов, получаемых от физических лиц. Заем может выдаваться единовременно или траншами, а погашаться удержанием из зарплаты либо самостоятельными платежами сотрудника.

По займу можно зарегистрировать сумму, процентную ставку, срок погашения, порядок выплат, отсрочки и особенности налогообложения материальной выгоды. Поддерживаются выдача займа, изменение условий договора и возврат денежных средств.

Суммы процентов, погашения основного долга, материальная выгода и соответствующий НДФЛ рассчитываются автоматически по фактическому ежедневному остатку займа.

Для займа от физического лица используется договор кредита и депозита в контуре казначейства, а само физическое лицо заводится как внешний контрагент.

Подсистема обеспечивает учет доходов, начисление обязательных страховых взносов и подготовку соответствующей отчетности. Для полноценной отчетности по взносам в системе нужно регистрировать уплату взносов во внебюджетные фонды отдельно по видам платежей.

Для НДФЛ используются классификатор видов доходов, стандартные, имущественные и социальные вычеты. Социальные вычеты могут регистрироваться автоматически по удержаниям добровольных страховых взносов в ПФР или негосударственный пенсионный фонд.

Поддерживаются перерасчет НДФЛ прошлых периодов, возврат излишне удержанного НДФЛ по заявлению сотрудника, корректировка учета доходов и отражение доходов, не связанных с зарплатой.

Система формирует отчетность по НДФЛ и сведения персонифицированного учета ПФР: анкетные данные, стаж, особые виды стажа и сведения о страховых взносах. Документы можно готовить в бумажном и электронном виде, в том числе через сервис 1С-Отчетность.

Для подготовки комплекта отчетов используется универсальное рабочее место «Квартальная отчетность в ПФР», которое закрывает цепочку от автоматического формирования документов до проверки и отправки в территориальный орган.