Управление персоналом и расчет заработной платы в 1С:КА

В 1С:КА штатное расписание может формироваться по текущей расстановке сотрудников, но при этом система не ограничивается простым перечнем занятых позиций. Если в подразделении есть несколько одинаковых должностей с одинаковыми условиями труда, их можно объединять в одну позицию и задавать нужное количество штатных единиц, в том числе дробное.

Поддерживаются два режима работы со штаткой: с историей изменений и без нее. Если история ведется, система автоматически определяет, сформировано ли подразделение, включена ли должность в штатное расписание и действует ли конкретная позиция по утвержденной версии документа.

Создание новых позиций, изменение условий и закрытие существующих выполняются специальными кадровыми документами. За счет этого штатное расписание становится не справочником ради справочника, а рабочим инструментом для приема, перевода, контроля окладов и анализа плановой численности.

Кадровый учет в 1С:КА строится вокруг сотрудника как объекта трудовых отношений. Для каждого человека система хранит личную карточку с кадровыми документами, начислениями, удержаниями, историей трудовой деятельности, личными данными и налоговой информацией.

В карточке можно вести не только базовые сведения вроде ФИО, ИНН и СНИЛС, но и расширенный блок данных: образование, квалификацию, состав семьи, страхование, сведения о выплате зарплаты и место сотрудника в структуре предприятия. Это делает карточку рабочим центром кадрового контура, а не просто анкетой.

Через кадровые документы в системе регистрируются прием на работу, кадровые переводы, стартовые плановые начисления и изменения оплаты труда. Одновременно 1С:КА поддерживает основные варианты оплаты, которые потом используются в расчете зарплаты и учете рабочего времени: оклад, оклад по часам, часовой или дневной тариф, а также сдельный заработок.

1С:КА поддерживает не только индивидуальные кадровые изменения, но и массовые сценарии изменения условий труда. Это важно для индексаций, массовых переводов, пересмотра авансов и других ситуаций, когда нужно корректно провести одинаковое изменение сразу по группе сотрудников.

В системе можно оформлять совмещение должностей, доплату до среднего заработка, индексацию, изменение плановых начислений, массовое изменение аванса и перемещение между подразделениями. Для переводов поддерживается и сценарий с обособленными подразделениями, включая формирование отдельных приказов по форме Т-5.

В 1С:КА увольнение оформляется как полноценная кадрово-расчетная операция. Система фиксирует прекращение трудового договора, формирует приказ по форме Т-8 и автоматически прекращает дальнейшие плановые начисления сотруднику.

После даты увольнения сотрудник перестает участвовать в зарплатных расчетах и кадровой отчетности за последующие периоды. При этом система поддерживает сценарии, когда бывшему сотруднику нужно начислить сохраняемый заработок на период трудоустройства или провести другие выплаты после расторжения договора.

В том же процессе можно выполнить окончательный расчет: начислить зарплату за фактически отработанное время, компенсировать неиспользованный отпуск, рассчитать выходное пособие и сформировать ведомость на межрасчетную выплату. Для анализа доступны кадровые и планово-штатные отчеты, включая карточки Т-2 и выборки по уволенным сотрудникам.

1С:КА поддерживает широкий набор начислений и позволяет для каждого из них отдельно определить правила участия в расчете среднего заработка, НДФЛ и страховых взносов. Базовый перечень можно расширять, если в компании есть собственные схемы выплат и компенсаций.

В типовой поставке уже есть основные виды начислений: повременная и сдельная оплата, премии, стимулирующие выплаты, доплаты, надбавки, компенсации, отпускные, командировки и больничные. Одно и то же назначение начисления затем используется в разных специализированных документах в зависимости от кадрового или расчетного сценария.

Результат начисления определяется формулой расчета. За счет этого один и тот же механизм можно использовать для месячной, дневной и часовой тарифной ставки, фиксированной суммы, среднего заработка, доплаты до среднего или пособий по уходу за ребенком.

В 1С:КА удержания и учет отсутствий связаны в одном кадрово-расчетном блоке. Система позволяет отдельно регистрировать страховые и профсоюзные удержания, плановые удержания по исполнительным документам и алиментным соглашениям, а также использовать разные способы расчета удержаний.

Для удержаний можно применять фиксированную сумму, процент или долю от заработка либо прожиточного минимума. Это покрывает как регулярные удержания, так и более специфические сценарии, зависящие от правил конкретного исполнительного документа.

В том же контуре регистрируются отсутствия сотрудников: отпуска, больничные, командировки, отпуск по уходу за ребенком, неоплачиваемые отпуска, периоды по среднему заработку и прогулы. Эти события затем влияют на начисления, выплаты и учет рабочего времени.

Расчет зарплаты в 1С:КА выполняется в соответствии с учетной политикой компании и завершается, как правило, по итогам месяца документом «Начисление зарплаты и взносов». Вместе с основной зарплатой система может начислять регулярные и квартальные премии, а сами начисленные суммы затем относить на разные статьи затрат и аналитики через выбранные способы отражения.

Для передачи зарплаты в общий учетный контур используется документ «Отражение зарплаты в финансовом учете». Через него зарплата, удержания, страховые взносы, НДФЛ и проценты по займам попадают в финансовый и регламентированный учет, а значит дальше участвуют в управленческом анализе и закрытии месяца.

Подсистема поддерживает и повременную, и сдельную оплату. Показатель «Сдельный заработок» и документ «Выработка сотрудников» позволяют регистрировать нормативную стоимость работ, относить фактически начисленную зарплату на партии производства и при необходимости распределять ее на продукцию по выработке, количеству работ или их длительности.

Отдельный слой этой подсистемы связан с резервами по отпускам. 1С:КА поддерживает учет оценочных обязательств по ПБУ 8/2010, настройку параметров в учетной политике, начисление обязательств в закрытии месяца и их списание через документ отражения зарплаты в финансовом учете. Для бухгалтерского учета доступны два подхода: метод обязательств по МСФО и нормативный метод.

После начислений и удержаний 1С:КА формирует суммы к выплате и позволяет подготовить зарплатные ведомости автоматически. Система сама заполняет списки сотрудников и помогает выпустить нужные печатные или электронные формы по выбранному способу выплаты.

Ведомости можно оформлять и без полного предварительного расчета, например для фиксированного аванса. Выплата может идти через зарплатный проект, на произвольный банковский счет, через кассу или через раздатчика внутри подразделения.

Отдельно поддерживается учет депонентов: депонирование невостребованной зарплаты, последующая выплата и списание таких сумм. Для этого используются отдельные документы, а результат контролируется в книге учета депонентов.

При оформлении выплат система различает аванс, межрасчетные выплаты и окончательную выплату по итогам месяца. Это позволяет удерживать единый расчетный контур, даже если фактическая схема выплат в компании многослойная.

В 1С:КА можно вести взаиморасчеты с сотрудниками по займам, а также учитывать займы, получаемые от физических лиц. Заем сотруднику может выдаваться одной суммой или траншами, а погашаться как единовременно, так и по частям, в том числе удержанием из зарплаты.

Система автоматически рассчитывает проценты за пользование заемными средствами, суммы в погашение основного долга, материальную выгоду и связанный с ней НДФЛ. Основа расчета - фактический ежедневный остаток непогашенного займа с учетом уже внесенных сумм.

Если организация получает заем от физического лица, договор регистрируется в казначейском контуре, а само физлицо заводится как внешний контрагент. Для выданных сотрудникам займов поддерживаются изменение условий договора, отсрочки платежей, пересмотр ставки и возврат средств.

1С:КА ведет учет доходов сотрудников, рассчитывает обязательные страховые взносы и помогает формировать регламентированную отчетность. Для полноценного комплекта отчетности по взносам система предполагает раздельную регистрацию платежей во внебюджетные фонды по видам обязательств.

Для НДФЛ используется классификатор видов доходов, а кроме стандартных и имущественных вычетов поддерживаются и социальные вычеты. Система умеет пересчитывать НДФЛ за прошлые периоды, отражать возврат излишне удержанного налога по заявлению сотрудника и учитывать доходы, не связанные напрямую с зарплатой.

Отчетность можно готовить в бумажном и электронном виде, а для отправки в государственные органы использовать сервис «1С-Отчетность». Для персонифицированной отчетности и комплекта документов по взносам предусмотрено отдельное рабочее место «Квартальная отчетность в ПФР», где собирается вся цепочка: формирование, проверка и отправка.