Казначейство в 1С:УТ

Документ «Заявка на расходование денежных средств» регистрирует намерение по списанию денег и задает характер планируемого расхода через предопределенные виды хозяйственных операций. Это точка входа для планирования выплат, согласования расхода и последующего формирования платежного календаря.

Официальная страница 1С перечисляет конкретные сценарии, которые можно проводить через заявки: выдачу денег подотчетному лицу, перечисление поставщику, возврат клиенту, оплату по кредиту, таможенные платежи, оплату в другую организацию и прочие расходы.

Статусы документа позволяют управлять заявкой по мере согласования и не допускать несогласованных выплат. За счет этого подразделения могут формировать потребность в деньгах, а казначейство контролировать объем допустимых расходов и порядок их исполнения.

Контроль целевого использования денег в 1С:УТ строится через лимиты расходования денежных средств. Лимиты можно устанавливать по предприятию в целом, по подразделениям и по организациям, а также в разрезе статей движения денежных средств.

Официальное описание 1С выделяет три основные задачи такого механизма: заранее спланировать объем денег на расходы подразделений, установить доступный лимит по каждой статье ДДС и сократить объем необоснованных расходов за счет формализованного контроля.

Контроль лимита срабатывает при согласовании заявки на расходование денежных средств. Если расход должен пройти сверх установленного лимита, в заявке фиксируется признак «Сверх лимита», а для последующего анализа используется отчет «Лимиты расхода денежных средств», где видны лимиты, фактический расход и превышения.

Учет наличных денежных средств в 1С:УТ ведется через кассовые ордера и специализированные рабочие места для приходных и расходных кассовых операций. Это позволяет не просто отражать движение денег документами, а работать со списками распоряжений на поступление и выдачу наличных.

Через рабочее место приходных кассовых ордеров оформляются поступления оплаты из кассы ККМ, оплаты от клиента, поступления от другой организации, возвраты от подотчетника и поставщика. Через рабочее место расходных кассовых ордеров проводятся выдача денег в кассу ККМ, выдача подотчетнику, оплата поставщику и возврат оплаты клиенту.

Отдельно в официальном описании выделена инвентаризация наличных денежных средств. Этот инструмент позволяет сравнить учетные и фактические остатки, оформить излишки и недостачи, а по итогам сформировать акт по форме ИНВ-15.

Для работы с безналичными платежами в 1С:УТ используется универсальное рабочее место «Безналичные платежи». Через него отражаются поступления и списания по расчетным счетам, а также подтверждается факт регистрации платежей в банковской выписке через признак «Проведено банком».

В контуре безналичных расчетов есть и типовые документы поступления, и типовые документы списания денег. Отдельно поддержан обмен с банком: передача платежных документов в электронном виде и автоматический прием выписок по расчетному счету.

Официальная страница 1С перечисляет два режима обмена: классический файл «1С:Предприятие-Клиент банка» и DirectBank. DirectBank дает прямую передачу документов без промежуточных файлов, единый интерфейс для нескольких банков, подписание документов прямо в 1С и отправку платежа с получением выписки по одной команде.

Контур расчетов с подотчетными лицами нужен для учета денежных средств, выданных сотруднику под отчет, как наличными, так и безналичными способами. В этой части 1С:УТ закрывает не только сам факт выдачи денег, но и подтверждение обоснованности расходов.

Через подотчет в системе отражаются закупка товарно-материальных ценностей, прочие расходы и командировочные расходы. Основанием для подтверждения служат документы «Авансовый отчет», которые одновременно помогают контролировать перерасход и остаток выданных сумм.

Для анализа 1С предлагает отдельные отчеты по операциям с денежными средствами: контроль выданных авансов, закупки через подотчетных лиц по целям, перерасход, возвраты, незавершенные операции и остаток задолженности сотрудника на дату.

Подсистема взаиморасчетов в 1С:УТ отвечает за оценку и анализ обязательств между предприятием и его контрагентами. Официальное описание подчеркивает, что здесь учитывается как фактическая, так и планируемая задолженность, а расчеты можно детализировать до договора, заказа или накладной.

Отдельно поддержан раздельный учет по партнерам для управленческого контура и по контрагентам для регламентированного учета. За счет этого компания может анализировать расчеты одновременно в разных учетных плоскостях.

Для анализа текущего состояния взаиморасчетов используются отчеты по сумме долга, просрочке, суммам к оплате, к отгрузке и к получению. В официальной странице отдельно перечислены варианты ведения взаиморасчетов: по договорам, по заказам и по накладным.

В этом разделе 1С:УТ поддерживает операции взаимного погашения дебиторской и кредиторской задолженности, списание долга и документальную сверку взаиморасчетов. Это позволяет не только корректно закрывать обязательства, но и подтверждать состояние расчетов за выбранный период времени.

Официальная страница 1С перечисляет несколько типов взаимозачета: между двумя клиентами или поставщиками одной организации, по разным объектам расчетов одного контрагента, между двумя организациями для одного клиента или поставщика, а также в формате зачета встречных обязательств, когда контрагент выступает и клиентом, и поставщиком.

Для сверки используется отдельный инструмент «Сверка взаиморасчетов» со статусами документа и аналитическим отчетом «Сверка расчетов», который помогает увидеть расхождения между данными клиента и данными предприятия.

Контур кредитов, депозитов и займов в 1С:УТ опирается на графики оплат и начислений. Официальная страница 1С отдельно указывает, что варианты графиков можно формировать вручную или загружать из внешнего файла, а сами данные графиков затем используются для прогноза движения денежных средств, формирования заявок на расход и расчета начислений по процентам и комиссиям.

В системе можно ввести начальные остатки по кредитным и депозитным договорам, регистрировать договоры с параметрами погашения, начислять проценты и комиссии, вести график начислений и платежей и анализировать обязательства по договору.

Для начислений поддерживаются отдельные операции по полученным кредитам и займам, депозитам и выданным займам. Для контроля данных 1С предлагает реестр договоров по кредитам и депозитам, а также план-фактный анализ оплат и начислений по каждому договору.