Управление закупками в 1С:УТ

Регистрация информации по поставщикам в 1С:УТ начинается с работы с первичными документами: приходными накладными, прайс-листами и другими источниками данных, в которых фигурирует номенклатура поставщика. Типовая проблема здесь в том, что названия товаров у поставщика и в собственной информационной базе не совпадают.

Для решения этой задачи в системе предусмотрено хранение соответствия между номенклатурой поставщика и собственной номенклатурой предприятия. За счет этого закупочный контур можно привязать к единой внутренней базе, даже если внешние документы оформлены по другой товарной логике.

По каждому поставщику можно регистрировать действующие цены в виде прайс-листа. Эти цены фиксируются только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурой информационной базы, а загрузка может выполняться из опубликованного прайс-листа с помощью внешней обработки.

Официальная страница 1С отдельно указывает, что в системе можно регистрировать не только цены реальных поставщиков, но и цены конкурентов. Это делает поставщицкий контур не только справочником закупки, но и источником сравнительной ценовой аналитики.

Для регистрации условий закупки в 1С:УТ используется соглашение об условиях закупок. Через него фиксируются базовые правила, по которым затем оформляются заказы и поступления от конкретного поставщика.

В соглашении можно указать самого поставщика, определить условия оплаты с порядком и этапами платежей, использованием договоров, задать срок поставки для расчета предполагаемой даты поступления и указать склад поставки товара.

В рамках соглашения может оформляться отдельный договор с поставщиком. При этом договор формируется на основе данных соглашения, поэтому договорной слой не живет отдельно от фактических условий закупки.

Заказ поставщику в 1С:УТ фиксирует предварительную договоренность об условиях и сроках поставки, а также о порядке и сроках оплаты. Официальная страница 1С прямо описывает его как инструмент организации закупочного процесса и контроля не только товарных обязательств поставщика, но и собственных финансовых обязательств компании.

Заказы могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами с учетом параметров обеспечения, например срока поставки и среднедневного потребления. Это связывает контур закупок с управлением запасами и текущими потребностями на отгрузку.

Также заказ поставщику может вводиться на основании заказов покупателей и сделки с клиентом. Если заказ создается в рамках соглашения, основные условия закупки, такие как валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты и использование договоров, подставляются автоматически.

В заказе указывается дата оплаты и желаемая дата поступления товара. На основе анализа предполагаемых дат поставки система позволяет строить график поставок. Контроль исполнения ведется через статусы, задаваемые вручную, и автоматически рассчитываемое состояние документа по данным о статусе, оплате, наличии товара и другим параметрам.

Операции поступления товаров от поставщика в 1С:УТ регистрируются документом «Приобретение товаров и услуг». Поставка может оформляться в рамках одного заказа поставщику, нескольких заказов, соглашения либо как отдельная поставка без привязки к заказному контуру.

Официальная страница 1С выделяет несколько сценариев поставки: закупка у поставщика, закупка через подотчетное лицо, прием товаров на комиссию, закупка импортных товаров и ввоз товаров из стран ЕАЭС. Это означает, что одна и та же точка входа в учете закрывает разные юридические и логистические модели поступления.

Поступления можно регистрировать по одной накладной сразу на несколько складов. Если на складе используется ордерная схема, поступивший товар приходуется только после оформления приходного ордера на товары, то есть финансовый документ и фактическое складское исполнение разделяются.

Оплата поставки может вестись в рамках договора, конкретного заказа поставщику или конкретного документа поступления. Поддерживается зачет аванса и перенос оплаты с одного заказа поставщику на другой.

Импортный контур в 1С:УТ поддерживает несколько вариантов отражения зарубежной поставки: товары, по которым уже зарегистрирован факт таможенного оформления, товары, требующие отдельного таможенного оформления, и поставки из стран ЕАЭС. Для этих сценариев автоматически ведется учет стран происхождения и номеров грузовых таможенных деклараций.

Если по импортной поставке уже зарегистрирован факт таможенного оформления и присвоены номера ГТД, она оформляется как обычная поставка. Если декларирование не требуется, поставка также проходит как обычная, но с регистрацией номеров ГТД и стран происхождения, а связанные с доставкой расходы оформляются как дополнительные расходы с последующим распределением на себестоимость, направление деятельности или прочие расходы.

Когда товар требует таможенного оформления, в системе фиксируется не только сама поставка, но и прохождение через таможню. Этот процесс сопровождается статусами, позволяющими отслеживать этапы движения товара через таможенные процедуры.

При поступлении, продаже, списании, перемещении и сборке импортных товаров можно контролировать указание номеров ГТД. Одна таможенная декларация может относиться к одному или нескольким документам поставки, и наоборот, по одному документу поставки допускается оформление нескольких таможенных деклараций.

Таможенные расходы оплачиваются как авансом, так и по факту после прохождения таможни, причем услуги можно оплачивать напрямую таможне или через брокера. Для поставок из стран ЕАЭС дополнительно отражаются заявление на оплату налогов в ФНС, сама оплата налогов, подтверждение оплаты от ФНС и оплата поставщику.

Прием товаров на комиссию в 1С:УТ рассматривается как отдельный сценарий закупочного контура, где предприятие работает не с обычным поставщиком, а с комитентом. Поэтому система хранит актуальную информацию о комитентах, их договорах и условиях работы, а также позволяет сопоставлять и анализировать эти условия.

Для комиссионного сценария поддерживается планирование поступления товаров через заказы комитенту, оформление поступления и возврата товаров, их обособленный учет, оформление продажи и списания комиссионных позиций, а также расчет и формирование задолженности по комиссионному вознаграждению. Отдельно поддерживается регистрация счетов-фактур, полученных от комитентов.

Операция приема на комиссию оформляется в рамках соглашения с видом операции «Прием на комиссию», где задается размер комиссионного вознаграждения. Порядок расчетов с комитентом отличается от обычной закупки и может вестись по договору или по отчетам по комиссии.

Для регистрации хозяйственных операций используется тот же комплект документов, что и в обычной купле-продаже. При этом система умеет формировать отчет комитенту о проданных или списанных товарах, а списание комиссионных товаров автоматически фиксируется при операциях, не относящихся к продажам, например при списании, передаче на внутренние нужды или использовании товара при сборке.