ЕФС-1 в 1С: заполнение, сроки и штрафы

ЕФС-1 — единый отчёт в Социальный фонд России (СФР), который заменил собой сразу несколько прежних форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Сама форма и порядок её заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Разные его подразделы сдаются в разные сроки, и именно на этом чаще всего ошибаются: подраздел о приёме и увольнении нужно сдать уже на следующий рабочий день, а за опоздание — штраф 500 рублей за каждого сотрудника. Разбираем, из чего состоит ЕФС-1, когда и какой подраздел сдавать, как заполнить и отправить отчёт из 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии и что делать, если он не формируется или из СФР пришло требование.

Из чего состоит ЕФС-1

ЕФС-1 — это не один отчёт, а «конструктор»: в него входит несколько разделов и подразделов, каждый со своим сроком и своим поводом для сдачи. В программе они формируются отдельными документами, а по каналам ЭДО могут уходить и вместе, и по отдельности. Основные части такие:

Есть ещё подраздел 1.3 — он сдаётся государственными и муниципальными учреждениями (сведения о зарплате). Для большинства коммерческих компаний и ИП с сотрудниками актуальны подразделы 1.1, 1.2 и раздел 2.

Ключевое правило: у каждого подраздела свой срок. Самый «горящий» — подраздел 1.1 при приёме и увольнении: его нужно сдать на следующий рабочий день после события. Остальные подразделы сдаются периодически (квартал, год), и по ним есть время.

Подраздел 1.1: приём, увольнение и кадровые мероприятия

Подраздел 1.1 (бывший СЗВ-ТД) — это сведения о трудовой деятельности сотрудника. Его сдают не по расписанию, а по факту кадрового мероприятия. Именно поэтому по нему больше всего штрафов: событие происходит, а отчёт забывают отправить вовремя.

Когда обязателен подраздел 1.1:

• Приём на работу — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (заключения трудового договора).
• Увольнение — не позднее следующего рабочего дня после приказа об увольнении.
• Перевод, изменение должности, переименование организации, установление второй профессии, лишение права занимать должность — до 25 числа месяца, следующего за месяцем мероприятия.
• Подача сотрудником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).

В подразделе 1.1 указываются: вид кадрового мероприятия и его код, дата, реквизиты приказа (документа-основания), должность и код по ОКЗ, для увольнения — статья и причина. Ошибка в коде мероприятия или дате приказа — частая причина отказа из СФР.

Из практики. Приняли сотрудника 1 января (выходной) — когда сдавать ЕФС-1? Срок считается в рабочих днях: если приказ издан в выходной или праздник, отчёт подаётся в первый рабочий день. То есть при приёме 1 января подраздел 1.1 сдаётся в первый рабочий день января.

Тонкость про день увольнения. День увольнения — это последний рабочий день сотрудника. Поэтому нельзя в тот же день уволить его и оформить приём на полную ставку в другую организацию: рабочий день не может быть засчитан в двух местах одновременно. При неполной ставке и разных графиках ситуация возможна, но требует проверки договоров.

Подраздел 1.2: сведения о страховом стаже

Подраздел 1.2 (бывший СЗВ-СТАЖ) сдаётся раз в год — до 25 января за предыдущий год — и в квартальный отчёт не входит. В нём отражается страховой стаж каждого сотрудника с указанием периодов и кодов особых условий (отпуска, простои и т. д.).

Из практики. Нужно ли включать в подраздел 1.2 период оплачиваемого отпуска? Нет: обычный ежегодный оплачиваемый отпуск отдельно кодировать не нужно. А вот отпуск за свой счёт (без сохранения зарплаты) в стаже выделяется отдельным периодом с соответствующим кодом.

Помимо годового отчёта, подраздел 1.2 подаётся досрочно на сотрудника, который выходит на пенсию, — в течение трёх календарных дней с даты его заявления.

Раздел 2: взносы на травматизм

Раздел 2 ЕФС-1 (бывший 4-ФСС) — это расчёт по взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Сдаётся ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом (за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год). В нём отражаются база, тариф по вашему классу профриска, начисленные и уплаченные взносы, а также расходы на выплаты по травматизму.

Из практики. После сдачи раздела 2 пришло требование СФР: «по данным фонда тариф 0.00, а вы платите 0.2». Это типичный рассинхрон данных фонда по подтверждению основного вида деятельности (ОКВЭД). Формально отвечают справкой: указывают, что на 2026 год по данным подтверждения за 2025 год тариф такой-то, размер — 0,2%. Если основной ОКВЭД в выписке ЕГРЮЛ и в фонде расходятся, тариф стоит привести в соответствие, чтобы требования не повторялись.

Как заполнить и сдать ЕФС-1 в 1С

И в 1С:ЗУП, и в 1С:Бухгалтерии ЕФС-1 формируется через сервис 1С-Отчётность и подсистему электронных трудовых книжек. Общий порядок такой:

1. Регистрируем кадровое мероприятие. Приём, увольнение или перевод оформляются кадровым документом (Приём на работу, Увольнение, Кадровый перевод). Именно из проведённого документа программа возьмёт вид мероприятия, дату и приказ для подраздела 1.1.
2. Создаём отчёт ЕФС-1. В 1С:ЗУП — раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» (или через 1С-Отчётность), в 1С:Бухгалтерии — «Отчёты» → «1С-Отчётность» → создать ЕФС-1. Выбираем нужный подраздел и период.
3. Заполняем и проверяем. Программа автоматически подтягивает мероприятия и сотрудников. Перед отправкой запускаем встроенную проверку — она ловит незаполненные коды, несоответствия дат и приказов.
4. Отправляем в СФР по 1С-Отчётности и дожидаемся протокола о приёме. Отчёт считается сданным после положительного протокола, а не в момент нажатия «Отправить».

Первичный отчёт и корректировку по одному подразделу программа хранит вместе: открыв документ и нажав на статус «Отчёт сдан», можно увидеть и первичный отчёт, и корректировку, распечатать отчёт, квитанцию и протокол.

Частые ошибки и что делать

Большинство проблем с ЕФС-1 сводятся к нескольким сценариям — и почти все они решаются в самой 1С.

• Отправили ЕФС-1 не в тот фонд (не в своё отделение СФР). Пока не вышел срок — сформируйте и отправьте отчёт в нужное отделение. Из «неправильного» придёт отказ, и на нём вопрос закроется. Главное — успеть в срок с корректной отправкой.
• Нужно отменить или скорректировать сведения. Кадровое мероприятие отменяется отдельной записью, корректировка подаётся тем же подразделом. Первичный и корректирующий отчёты в 1С связаны, поэтому важно корректировать, а не пересдавать «с нуля».
• Отчёт не формируется или не находит мероприятие. Чаще всего кадровый документ не проведён, проведён после даты отчёта или в базе стоит устаревший релиз, где нет актуальной формы ЕФС-1. Форма отчёта меняется вслед за законодательством и приходит с обновлениями конфигурации — на неактуальном релизе новую форму заполнить не получится.
• Пришло требование или несоответствие по данным СФР. Сверьте тариф, ОКВЭД и суммы; при явном рассинхроне (как с тарифом 0.00) отвечайте пояснением. Если расхождение реальное — подаётся корректировка.

Если ЕФС-1 не формируется, «слетают» коды или отчёт не принимает СФР — в первую очередь проверьте, что у вас актуальный релиз конфигурации. Обновление 1С с сохранением ваших доработок и настройка форм отчётности — это то, с чем мы помогаем в рамках техподдержки.

Сроки сдачи ЕФС-1 в 2026 году

Чтобы не путаться, держите под рукой сводку по срокам. Если крайняя дата выпадает на выходной или праздник, она переносится на ближайший рабочий день.

Раздел 2 сдаётся, даже если начислений за квартал не было, — с нулевыми показателями. А подраздел 1.1 подаётся только при наличии кадрового события: если событий не было, «пустой» отчёт слать не нужно.

Штрафы за нарушение сроков ЕФС-1

Санкции зависят от подраздела:

• Подраздел 1.1 (трудовая деятельность) — 500 рублей за каждого застрахованного при несвоевременной подаче или недостоверных сведениях (ст. 17 Закона № 27-ФЗ); должностному лицу — предупреждение или штраф 300–500 рублей (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП).
• Раздел 2 (взносы на травматизм) — 5% от суммы взносов за последние три месяца отчётного периода за каждый месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1000 рублей (п. 1 ст. 26.30 Закона № 125-ФЗ).
• Отдельный штраф — за несоблюдение электронного способа сдачи, если отчитаться должны были в электронном виде.

Из практики. Отправили сведения о приёме на две недели позже — будет штраф? Да, по подразделу 1.1 это 500 рублей за каждого сотрудника. Если при этом вообще не поданы сведения о застрахованном лице и фонд выявит это сам, санкции будут ещё выше. Поэтому подраздел 1.1 лучше сдавать сразу после приказа, а контроль сроков — держать в кадровом учёте 1С.

Коды кадровых мероприятий в подразделе 1.1

В подразделе 1.1 каждое событие кодируется, и от правильного кода зависит, примет ли СФР отчёт. Основные виды мероприятий:

• ПРИЕМ — приём на работу: дата, должность, код выполняемой функции по ОКЗ, реквизиты приказа.
• ПЕРЕВОД — постоянный перевод на другую должность или в другое подразделение.
• ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ — изменение наименования организации-работодателя.
• УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) — второй профессии, разряда или квалификации.
• УВОЛЬНЕНИЕ — с указанием основания (статьи ТК РФ) и причины.
• НАЧАЛО и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ — по гражданско-правовым договорам.

Код выполняемой функции по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) — обязательный реквизит при приёме и переводе. В 1С он подтягивается из позиции штатного расписания или карточки должности; если поле пустое, отчёт не пройдёт проверку. Отдельно указывается признак работы в районах Крайнего Севера и приравненных местностях, если это применимо.

ЕФС-1 по договорам ГПХ

Сведения подаются не только по трудовым, но и по гражданско-правовым договорам, если по ним начисляются страховые взносы. Подраздел 1.1 сдаётся при заключении и при расторжении договора ГПХ — так же, не позднее следующего рабочего дня, с соответствующими кодами. Если договор ГПХ понадобилось сторнировать или переоформить задним числом, помните: выплаты и начисления по нему уже попали в РСВ и 6-НДФЛ, и «убрать» договор без последствий не выйдет — корректировать придётся всю цепочку отчётности, а такие манипуляции налоговая видит при сверке.

Особенности заполнения в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии

Механика в двух конфигурациях похожа, но точки входа отличаются:

• 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом). Подраздел 1.1 формируется из раздела «Кадры» → «Электронные трудовые книжки»: программа собирает мероприятия по проведённым кадровым документам. Подразделы 1.2 и раздел 2 — через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Здесь же удобно контролировать, по кому мероприятие ещё не отправлено.
• 1С:Бухгалтерия. Если кадры и зарплата ведутся прямо в БП, ЕФС-1 создаётся через «Отчёты» → «1С-Отчётность» → «Создать» → ЕФС-1. Функционал скромнее, чем в ЗУП, но для небольшого штата его достаточно.

В обеих программах перед отправкой работает проверка контрольных соотношений — она сверяет данные подразделов между собой и с форматом СФР. Отправка идёт по 1С-Отчётности (или через оператора ЭДО — Контур, СБИС, Такском), а статус приёма виден в списке отчётов: «Сдан», «Требует уточнения», «Отклонён».

Раздел 2: тариф, класс профриска и подтверждение ОКВЭД

Размер взносов на травматизм в разделе 2 зависит от класса профессионального риска, а тот — от основного вида деятельности (ОКВЭД). Каждый год до 15 апреля организации подтверждают основной ОКВЭД в СФР; если этого не сделать, фонд может назначить тариф по самому «дорогому» из ваших видов деятельности. Отсюда частые расхождения: в выписке ЕГРЮЛ один основной ОКВЭД, а фонд считает по другому — и в требовании появляется «чужой» тариф.

Если предыдущий бухгалтер подтвердил ОКВЭД с более высоким тарифом, а фактический вид деятельности другой, тариф стоит привести в соответствие: подать корректное подтверждение и при необходимости заявление на пересмотр. В 1С тариф и класс профриска задаются в настройках учёта взносов; при неверном тарифе раздел 2 будет считать взносы с ошибкой, а фонд пришлёт требование.

Частые вопросы

Как отменить ошибочно отправленный отчёт? Полностью «отозвать» принятый отчёт нельзя — подаётся корректирующая форма тем же подразделом, где ошибочные сведения отменяются или исправляются. Если отчёт ушёл в другое отделение СФР и срок ещё не вышел, отправьте корректный в нужный фонд, а из «неправильного» придёт отказ.

При каких событиях вообще сдают ЕФС-1? Подраздел 1.1 — при приёме, увольнении, переводе и изменении должности, переименовании организации, заключении и расторжении договоров ГПХ. Подраздел 1.2 — раз в год по стажу. Раздел 2 — ежеквартально по взносам на травматизм.

Сдавать ли ЕФС-1 при переводе на другую ставку или оклад? Смена оклада сама по себе в подраздел 1.1 не попадает, а вот изменение должности (перевод) — попадает и подаётся до 25 числа следующего месяца.

Как посчитать среднесписочную численность для отчётов? ЕФС-1 численность отдельно не «считает» — фонд и ФНС сверяют начисления по РСВ и 6-НДФЛ. Если данные расходятся, приходит требование; в 1С численность и начисления берутся из кадрового и зарплатного учёта.

ЕФС-1 можно сдать на бумаге? Если у вас 11 и более застрахованных лиц — только в электронном виде; при меньшей численности допускается бумага, но электронная сдача из 1С удобнее и снимает риск штрафа за неверный способ.

Подавать ли ЕФС-1 на директора — единственного учредителя без зарплаты? Если с директором заключён трудовой договор, кадровые мероприятия по нему сдаются в подразделе 1.1, а стаж — в 1.2, независимо от того, начисляется ли зарплата. Спорные ситуации без трудового договора лучше разбирать индивидуально: практика и разъяснения фондов по ним меняются.

Сдаётся ли подраздел 1.1 при переводе на удалёнку? Перевод на дистанционную работу оформляется как изменение условий труда; если при этом меняется должность или трудовая функция — это кадровое мероприятие для подраздела 1.1. Само по себе изменение места работы на «удалёнку» без смены должности в 1.1, как правило, не отражается.

Что делать, если из СФР пришёл отказ (отрицательный протокол)? Отказ означает, что отчёт не принят: смотрите текст протокола — там указана причина (неверный код, дата, несоответствие данных). Исправляете в 1С и отправляете заново; если срок ещё не вышел, штрафа не будет. Отрицательный протокол — это не «сдано с ошибкой», а «не сдано», поэтому реагировать нужно сразу.

Настроим и сдадим ЕФС-1 без ошибок

ЕФС-1 ломается на стыках: не проведено кадровое мероприятие, устаревший релиз без актуальной формы, рассинхрон с данными СФР, неверные коды. Мы помогаем с этим в рамках техподдержки 1С: заполняем и отправляем отчётность, разбираем требования и отказы фонда, настраиваем кадровый учёт в 1С:ЗУП и Бухгалтерии. А чтобы новые формы ЕФС-1 всегда были в базе — держим конфигурацию на актуальном релизе: обновление 1С с сохранением ваших доработок. Оставьте заявку — бесплатно проверим, как настроена отчётность в вашей 1С.